El tiempo es el recurso más importante que tenemos todos, por ello es importante saberlo gestionar, sobre todo si eres un emprendedor o emprendedora, lo muy productivo que seas va depender en gran medida de tu planificación.
Generalmente, la gestión del tiempo es lo que resulta más difícil de aprender, porque nadie nos enseñó como deberíamos organizar todas las tareas que tenemos que realizar durante el día, incluso en un puesto de trabajo con un horario establecido, muchas veces vamos acumulando demasiado trabajo, por la falta de organización y gestión de nuestra jornada. Por otra parte, las tecnologías han contribuido enormemente que perdamos muchas horas al día sin ningún propósito, muchas veces revisando correos no importantes o viendo las redes sociales, sin embargo, cuando sumamos el tiempo que dedicamos a esta serie de actividades, podemos descubrir que suman una gran cantidad de minutos e incluso horas que podrían ser aprovechadas para otro tipo de tareas.
Por ello, quería compartir algunas técnicas que podrías poner en práctica para saber gestionar mejor tu tiempo.
- Planifica tu jornada: La planificación es la herramienta más importante que tienes para tu emprendimiento y vida en general; esto nos va a permitir establecer cuándo empezar una actividad y cuánto tiempo va a ser necesario invertir para realizarla.
Se dice que llegamos a perder hasta 1 hora al día, pensando en cuál es la siguiente actividad que debo realizar.
De manera, que es necesario que antes que comience la semana, tengas claro que actividades tienes que realizar, incluyendo: citas, reuniones, actividades del hogar, entre otras. Será tu punto de partida para crear tu agenda y planificación.
Luego planifica cada día de la semana, creando objetivos diarios reales, además, debes comprometerte con cada uno de ellos, evita la procrastinación (posponer un deber, o quitar tiempo a una obligación para destinarlo a otra).
- Prioriza: Lo otro importante es saber priorizar actividades, el método más utilizado para saber cómo priorizar las actividades es la Matriz de Eisenhower y funciona de la siguiente manera:
En primer lugar, hay que separar las tareas en cuatro cuadrantes:
1. Urgente e importante: Incluye aquellas tareas que hay que realizar de inmediato.
2. Importante, pero no urgente: Son tareas que puedes programar para hacer más adelante.
3. Urgente, pero no importante: Tareas que puedes delegar en otra persona.
4. Ni urgente ni importante: Tareas que puedes descartar o eliminar.
Eisenhower decía: “Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante”. Es recomendable limitar el número de tareas de cada tipo a un máximo de ocho por cuadrante para asegurar que tengas un plan realista de gestión del tiempo.
Luego clasifica cada actividad de forma visual y clara, para identificar las acciones que debes realizar. Es recomendable crear un cuadro como el aquí mostrado, pues te resultara mucho más sencillo y puedes hacerlo en el ordenador o tu móvil.
- Aprende a decir que no: esto va para todo, en el trabajo, en tu emprendimiento y en tu vida personal, pues muchas veces por no saber decir que no, terminamos haciendo actividades durante el día que no nos correspondía y han hecho que nuestro tiempo sea desperdiciado o mejor dicho, mal invertido. Decir que no, no te hace ser mala persona, simplemente eres una persona que valora su tiempo.
- Finaliza lo que comienzas: Te soy honesta, esto es lo más difícil para mí, pero algo que con el tiempo vamos aprendiendo, pasamos todo el día con flash de ideas y al no anotar las cosas, solemos muchas veces no terminar una actividad para comenzar otra, porque justamente en ese momento has recordado algo pendiente. OJO ¡EVITA ESTO!
Por ello, cuando comiences una actividad no te levantes o no sigas otra, hasta que finalices.
- Descanso: Ten descansos en cada actividad que vayas realizando, e inclúyelos dentro de tu planificación. No es recomendable saturarnos de muchas cosas y no tener descansos, porque esto nos hace menos productivos, somos humanos no robots.
- Evita los desperdiciadores de tiempos: estos son la mala organización, tratar de hacer demasiadas cosas, las interrupciones de otras personas, el teléfono con cosas no importantes, reuniones no planificadas, tratar de administrar crisis, delegación insuficiente y un escritorio desordenado.
Este ultimo, se ha demostrado que hace perder gran parte del tiempo durante el día, por lo que antes de comenzar tu jornada, verifica que todo se encuentre a la mano, en su lugar correcto y con fácil acceso.
- Agenda todo y apégate a ella: una vez escuche a un emprendedor decir que la agenda era su nuevo jefe. En consecuencia, todo lo que estaba allí era lo que debía hacer.
Lo más importante de las agendas, es que nuestro cerebro no es un almacenamiento de información, no podemos pretender recordar todos los detalles de cada cosa, de modo que, para poder saber gestionar tu tiempo, debes colocar todas las actividades en una agenda, sea electrónica o en cuaderno. Crea el hábito de anotar hasta el mínimo detalle, hasta lo que debes comprar el supermercado. Veras lo tan productivo que puede resultar tus días.
Finalmente, para aquellos que están emprendiendo a medio tiempo, lo más recomendable es que determinen cuanto tiempo disponible tienen durante la semana, en base a esto, colocar todas las actividades por realizar en esos espacios; saber distribuir las actividades de forma correcta, dando tiempo a la familia y las amistades en esos tiempos libres. veras que cuando te conviertes en un buen gestor del tiempo, serás más productivo y podrás dedicarle el tiempo a tu familia, tu negocio y tu trabajo.
Para concluir, aprovecha los tiempos de desplazamientos, siempre que puedas.
Si te gusto, me encantaría saberlo.
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